Le traitement des données effectué par la société SUEZ SA ou l’une de ses filiales (ci-après collectivement « Groupe SUEZ ») a pour objet :
La gestion des Alertes mentionnées ci-dessus implique les finalités suivantes : le traitement des alertes par vérifications, enquêtes, auditions, collecte de preuves et analyses, la définition des suites à donner, la documentation des diligences accomplies, la protection des personnes concernées par les Alertes, l’exercice ou la défense de droits en justice et la réalisation d’audits du dispositif d’Alerte (ci-après, le « Dispositif »).
En France, ces traitements sont réalisés par SUEZ SA et les entités concernées du Groupe SUEZ pour répondre :
S’agissant des Signalements (hors Alertes), les données traitées sont celles fournies par la Personne Concernée dans le formulaire ou via l’adresse [email protected].
S’agissant du recueil et du traitement des Alertes, les catégories de données personnelles collectées directement et indirectement par la Direction Ethique et Conformité de SUEZ sont strictement nécessaires à la vérification des faits allégués :
Au stade de l’émission de l’Alerte :
Les informations communiquées par l’auteur de l’Alerte doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l’objet de l’Alerte. En application du principe de minimisation, il incombe à l’auteur de l’Alerte de limiter la communication de données personnelles au strict nécessaire afin de garantir le respect des droits et libertés des personnes susceptibles d’être concernées par l’Alerte. En particulier, les faits, informations ou documents, quel que soit leur forme ou leur support, dont la divulgation est interdite par les dispositions relatives au secret de la défense nationale, secret médical, secret des délibérations judiciaires, secret de l’enquête, de l’instruction judiciaire ou secret des relations entre un avocat et son client ne peuvent donner lieu à l’émission d’une Alerte.
Au stade de la réception et de l’instruction de l’Alerte :
Les catégories de données suivantes peuvent être traitées :
Cas particulier des données sensibles et des données d’infractions :
En fonction de l’objet de l’Alerte, SUEZ SA et les entités concernées du Groupe SUEZ peuvent également être amenées à traiter des données sensibles au sens du RGPD et/ou des données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté concernant des personnes physiques. Dans de tels cas, le traitement de ces données est autorisé en vertu :
Les données devant obligatoirement être fournies pour permettre à SUEZ SA ou à l’entité concernée du Groupe SUEZ de répondre et/ou de traiter l’Alerte ou le Signalement qui lui est soumis sont indiquées par un astérisque dans le formulaire.
Les personnes concernées (ci-après, « Personnes Concernées ») par les traitements sont :
Les données personnelles collectées sont exclusivement destinées aux personnes habilitées (ci-après « les Personnes Habilitées ») à en connaître dans la stricte limite de leurs attributions respectives, à savoir :
Les données personnelles traitées au niveau de la Direction de l’Ethique et de la Conformité du Groupe SUEZ peuvent, dans certains cas, faire l’objet de communications aux Personnels Habilitées au sein d’autres entités du Groupe SUEZ ou à des prestataires externes (en particulier des avocats) dans le cadre de transferts en dehors de l’Union européenne, pour les seuls besoins de la vérification ou du traitement des Alertes ou Signalements. Afin d’assurer la continuité de la protection des données personnelles, ces transferts sont soumis à la mise en place de garanties appropriées, conformément à l’Article 44 du RGPD.
S’agissant du recueil et du traitement des Signalements qui ne constituent pas des Alertes, les données sont conservées en base active jusqu’à la prise de décision définitive sur les suites à leur donner, puis en archivage intermédiaire pour la période strictement nécessaire à la constitution de preuves en prévision d’un éventuel contrôle ou litige et/ou la réalisation d’audits de qualité du mécanisme de Signalement et/ou pour permettre aux entités du Groupe SUEZ de répondre à leurs obligations comptables, sociales ou fiscales.
S’agissant du recueil et du traitement des Alertes, les données personnelles collectées seront conservées pendant la durée nécessaire au traitement :
Si l’Alerte n’est suivie d’aucune procédure disciplinaire ou judiciaire, les données sont conservées :
Si une procédure disciplinaire ou judiciaire est engagée à la suite de l’Alerte, les données sont conservées :
Conformément à la Réglementation, les Personnes Concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de leurs données personnelles, ainsi que d’un droit d’opposition pour des raisons tenant à leur situation particulière (pour les traitements fondés sur l’intérêt légitime de SUEZ SA ou des entités du Groupe SUEZ), et d’un droit de limitation du traitement des données qu’elles peuvent exercer par courrier postal avec la mention CONFIDENTIEL suivi du nom de l’entité concernée du Groupe SUEZ: Direction Ethique et Conformité SUEZ - Tour Altiplano, 4 place de la Pyramide, 92800 Puteaux - France ou par courriel à l’adresse [email protected].
Dans le cas d’Alertes, le droit de rectification ne doit notamment pas permettre la modification rétroactive des éléments contenus dans l’Alerte ou collectées lors de son instruction. Son exercice, lorsqu’il est admis, ne peut avoir pour effet d’empêcher la reconstitution de la chronologie des éventuelles modifications d’éléments importants de l’enquête. Ce droit ne peut être exercé que pour rectifier les données factuelles à l’appui d’éléments probants, sans que soient effacées ou remplacées les données, même erronées, collectées initialement.
En cas de réclamation quant au traitement de leurs données personnelles, les Personnes Concernées peuvent s’adresser au Délégué à la Protection des Données Personnelles désigné par le Groupe SUEZ par courrier postal avec la mention CONFIDENTIEL suivi du nom de l’entité concernée du Groupe SUEZ: Délégué à la protection des données personnelles SUEZ Tour Altiplano, 4 place de la Pyramide, 92800 Puteaux - France ou par courrier électronique à l’adresse [email protected]. Si elles estiment n’avoir pas obtenu les informations attendues, elles peuvent saisir l’Autorité de contrôle des données personnelles de leur pays (en France, la Commission Nationale Informatique et Libertés, 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07, https://www.cnil.fr/).